Auftragsabwicklung optimieren: Das Zusammenspiel mit dem ERP

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Wer komplexe Produkte entwickelt und herstellt, ist noch stärker als andere Unternehmen auf eine enge Verzahnung von Konstruktion und Auftragsabwicklung angewiesen. Ein Braunschweiger Hersteller für Simulationssysteme setzt dabei auf die besonderen Konfigurationsmöglichkeiten seines neuen ERP-Systems.

5.000 unterschiedliche Artikel und insgesamt 150.000 Teile verbaut die Simtec Systems GmbH durchschnittlich in einem hydraulischen Simulationssystem. Die Anlagen kommen z. B. zum Testen von Komponenten für die Luft, Straße, Schiene oder Wasser zum Einsatz oder sorgen als fliegende Theater für besondere Erlebnisse in Freizeitparks, Museen und Co. Doch egal, für welchen Einsatz sie konzipiert sind: die Anlagen sind hochkomplex, mit modernster Technik ausgestattet und bis auf wenige Kleinserien immer einzigartig. Vom ersten Entwurf bis zur Auslieferung vergehen zwei bis drei Jahre – auch, weil Vieles in Handarbeit entsteht. Umso wichtiger ist es für Simtec, den Überblick über die große Menge an Daten zu behalten, die während der Projekte entstehen und verarbeitet werden müssen. Die Auftragsabwicklung optimieren lautet das Ziel.

Durchgängige Prozesse schaffen hohe Effizienz: Auftragsabwicklung optimieren

Daher war es vor wenigen Jahren an der Zeit, eine ERP-Lösung einzuführen. Die Wahl fiel auf das ERP-System PSIpenta des Berliner ERP-MES-Anbieters PSI Automotive & Industry – ­u. a., weil es die gewünschten Integrationsmöglichkeiten für die vorhandenen Konstruktionslösungen bot. „Ziel war von Anfang an die iterative Entwicklung eines Gesamtsystems, das sämtliche Prozesse von der Konstruktion über die Arbeitsvorbereitung bis hin zur Produktion und Vor-Ort-Montage durchgängig und effizient abbildet“, beschreibt Philipp Hellwig, der sowohl die Unternehmensverwaltung als auch das ERP-Projekt verantwortet.

Dabei wirkt das heutige Zusammenspiel zwischen CAD-, PDM- und ERP-Lösung auf den ersten Blick einfach: Mit Hilfe von zwei CAD-Lösungen entstehen in der Entwicklungsabteilung Zeichnungen für die mechanischen und elektronischen Bauteile. Diese werden an das Product Data Management (PDM)-System Vault Professional übermittelt, das wiederum alle Informationen vorbereitet, welche das ERP-System für die Planungs- und Produktionsschritte benötigt. Dazu zählen z. B. Artikelstammdaten und Stücklisten. Diese Informationen überträgt das PDM-System automatisiert an das ERP-System PSIpenta, das im Anschluss die projektbezogenen Fertigungsaufträge erzeugt.

Konstruktionsrichtlinien schaffen valide Datengrundlage

Was macht dieses Zusammenspiel bedeutsam? Schon die Konstrukteure stellen über das CAD-Programm Informationen bereit, die Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit mit dem ERP-System später zwingend benötigen. So entsteht von Anfang an eine valide Datengrundlage, die manuelle Nacharbeiten nahezu ausschließt. Selbstverständlich ist diese Durchgängigkeit aber nicht. Denn die eingesetzten Systeme basieren auf zum Teil sehr unterschiedlichen Logiken, die miteinander in Einklang gebracht werden mussten. So ermittelten die Verantwortlichen vor Einführung des ERP-Systems alle Arbeitsschritte und Informationen, die miteinander verknüpft werden sollten. Immer im Fokus stand die Frage, wie sich die involvierten Systeme einfach bedienen lassen, so dass für alle Anwenderinnen und Anwender nachvollziehbare Vorteile entstehen. Denn diese sind Garant für eine hohe Akzeptanz und damit für einen erfolgreichen Einsatz des Gesamtsystems. Ein Projektbeispiel: Mitarbeiter sollen sich auch über sehr komplexe Baugruppen schnell einen umfassenden Überblick verschaffen können. Die hierfür erforderliche durchgängige Transparenz reduziert aufwendige, interne Abstimmungen auf ein Minimum.

Zwei Bausteine haben hierfür die Basis geschaffen: Die Entwicklung von verbindlichen Konstruktionsrichtlinien für alle Eigenschaften und Felder sowie die Festlegung, dass das PDM-System die Quelle aller Artikel und Artikelnummern ist. „In diesem Zuge haben wir auch ein Zusatzprogramm von Vault eingeführt, über das wir beim Übergang von einem zum anderen System automatisierte Prozesse etablieren konnten“, beschreibt Hellwig. Sind z. B. bei Bestellungen bestimmte Unterlagen mitzuliefern, wird im CAD-Programm automatisch ein Häkchen gesetzt. Andere Dateien werden wiederum automatisch in einen bestimmten Ordner der ERP-Lösung abgelegt.

Drei Prüfmechanismen sichern Datenqualität

Dank dieser Automatismen ist es dem Projektteam gelungen, dass die Konstrukteure nach Einführung des ERP-Systems nur vier zusätzliche Eigenschaften ausfüllen müssen. Zudem wird die Datenvalidität durch drei Prüfmechanismen zusätzlich abgesichert. Erstens: Im Rahmen des Freigabeprozesses kontrolliert das PDM-System, ob alle Pflichtfelder eigenschaftskonform ausgefüllt wurden. Zweitens: Die Jobtools führen Plausibilitätsprüfungen durch. Drittens: Erkennt das ERP-System Unregelmäßigkeiten, z. B. Änderungen eines Vorlageartikels oder eine unbekannte Stücklistenposition versendet es über die Schnittstelle automatisiert Fehlermails.

Auftragsabwicklung optimieren: Erheblicher Mehrwert

Welchen Mehrwert die Harmonisierung der Prozesse mit sich bringt, zeigt noch ein Beispiel: Jedem Artikel im ERP-System hängen die jeweils aktuelle Zeichnung sowie Vorschaubilder an. Dabei umfasst ein spezieller Dialog, den Simtec mit Hilfe des individuellen PSI-Click-Designs selbst erstellt hat, alle übergebenen Datenfelder zum jeweiligen Artikel. Jeder Mitarbeiter kann auf einen Blick die wichtigsten konstruktiven Eigenschaften sehen. Auf dieser Basis lassen sich mit wenigen Klicks die Auftragsabwicklung optimieren, Fertigungsaufträge anlegen und dispositive Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis treffen.

Viele Produktionsfirmen kennen diese Herausforderung nur zu gut: Die Harmonisierung von IT-Standardbestrebungen und individuellen Abläufen. Simtec ist dieser Balanceakt trotz komplexer Projektstrukturen gelungen: Durch die Einführung eines leicht konfigurierbaren ERP-Systems sowie durch die Etablierung einer klugen, durchgängigen Datenstrategie zwischen CAD-, PDM- und ERP-System.

Der Autor Normann Wild ist Kundenberater bei PSI Automotive & Industry.

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