Dank Stammdatenmanagement: Echten Geschäftswert generieren und neue Märkte erschließen

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Kleine wie große Firmen zielen vermehrt auf digitale Geschäftsmodelle. Die Verwaltung der Produkt-, Kunden- und Geschäftspartnerstammdaten wird dabei zur Herkulesaufgabe – und nimmt erfolgskritische Dimensionen an. Was dabei oft unterschätzt wird, ist die Notwendigkeit eines umfangreichen und strategischen Stammdatenmanagements.

Die Corona-Pandemie hat vieles in die digitale Welt verlagert, sie transformiert Geschäftsprozesse und organisatorische Strukturen. Die Geschwindigkeit, mit der sich Branchen und Märkte derzeit verändern, war noch nie so hoch. Veränderungen, die maßgeblich über die unternehmerische Zukunft bestimmen und einen hohen Adaptionsgrad erfordern. Kleine wie große Firmen erschließen vermehrt digitale Geschäftsmodelle, nahezu jeder Bereich wird auf Optimierungspotenzial geprüft. Dabei wird deutlich, dass jene Unternehmen, die schon zu Beginn der Krise einen hohen Reifegrad in der Digitalisierung ihrer Geschäfts­prozesse hatten, gestärkt aus dieser hervorgehen.

Was dabei oftmals unterschätzt wird, ist die Notwendigkeit von einem umfangreichen und strategischen Stammdatenmanagement. Sensoren, intelligente Maschinen, Social Media, Finanztransaktionen, E-Commerce, Aktivitäten auf Smart Devices und viele andere Quellen generieren eine exponentiell wachsende und immer komplexere Menge an Daten. Deren Bedeutung, Ordnung, Dokumentation und Vermögenswert wird von vielen Unternehmen noch immer verkannt. Sie liegen unstrukturiert, zum Teil unvollständig oder korrupt in verschiedensten Systemen und Formaten unternehmensweit verteilt.

Fehlendes Stammdatenmanagement schadet dem Geschäft

Akkurate Stammdaten bilden die Basis für reibungslose Prozesse, intern wie extern. Unzureichende Datenqualität hingegen schadet dem Geschäft, der Produktivität und den Kundenbeziehungen. Die Gründe sind vielfältig. Jegliche Transaktion, ob auf Kunden-, Lieferanten-, Produktions- oder Finanzseite, liefert Daten aus diversen Quellen und stellt Unternehmen vor große Herausforderungen bezüglich der Datenqualität. Dabei kann es sich um Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Relevanz, Aktualität, Genauigkeit oder Verständlichkeit handeln.

Diese mangelnde Datenqualität verursacht hohe sichtbare (erneute Dateneingabe, verlorene Aufträge, Datenkorrektur, Rückläufer oder gar Geldstrafen) und versteckte (Zeitverlust, Imageschaden, erhöhte Systemkosten, Kundenabwanderung oder Mitarbeiterunzufriedenheit) Kosten für Unternehmen und lässt viele Potentiale ungenutzt. Mit dem Master Data Management (MDM) bringen Unternehmen Ordnung in das Datenchaos. Die Daten werden verifiziert, validiert, strukturiert und damit nutzbar gemacht, alle kritischen Informationen an zentraler Stelle konzentriert und der Kernprozess zum Verwalten, Kategorisieren, Synchronisieren und Anreichern von Stammdaten definiert.

Interoperabilität von Systemen und Prozessen

Master Data Management ist jedoch nicht einfach nur ein IT-System. Vor der effektiven Datennutzung steht die Frage nach dem Ziel. Unternehmen müssen zunächst einmal – abgeleitet aus der Unternehmens- und Digitalisierungsstrategie – betrachten, welche Zielszenarien und Use Cases denkbar sind. Anschließend wird festgelegt, welche Daten hierzu notwendig und verfügbar sind. Aus dieser Zieldefinition heraus ergeben sich dann die Handlungsfelder für das Erschließen neuer digitaler Geschäftsmodelle. MDM ist also gleichsam eine organisatorische respektive methodische Fähigkeit, die eine starke Data Governance erfordert. Governance schafft den erforderlichen Com­pliance-, Ordnungs- und Steuerungsrahmen als organi­satorische Grundlage, um MDM im Unternehmen einführen zu können.

Die gesamte Organisation im Unternehmen muss mitziehen. Gesetzliche Vorgaben, relevante Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse sind klar zu definieren. Das geht weit über die IT-Abteilung hinaus. Nur so kann es gelingen, langfristig die notwendige Datenqualität zu erreichen, um digitale Geschäftsaktivitäten auch erfolgreich zu meistern. Wenn ein Unternehmen also ein sauberes Customer-Relationship-Management-System (CRM) einführen oder sich dem Thema E-Commerce – sei es B2B oder B2C – widmen möchte, wird das ohne ein übergreifendes MDM-Konzept nur schwer zu realisieren sein.

Durchdachtes MDM als Business Enabler

Ein vollumfängliches MDM-Konzept schafft also unternehmensweite Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die vermehrte Erschließung von digitalen Geschäftsmodellen sowie Rechtssicherheit in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). MDM ist sozusagen die Klammer, um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Systemklassen, die Unternehmen im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie brauchen, herzustellen – auf Datenebene respektive semantischer Ebene. Diese Interoperabilität wird nur hergestellt, wenn die drei wesent­lichen Aspekte Strategie, Governance und IT greifen.

Im Ergebnis wird sich dann recht schnell eine höhere Produktivität, mehr Kundenzufriedenheit und die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit darlegen. Und Unternehmen werden feststellen, dass MDM nicht nur eine notwenige Grundlage für die Digitalisierung der gesamten Organisation ist, sondern ein Wachstumspfad für innovative Produkte und die Erschließung neuer Märkte.

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Der Autor: Alexander Penitsch ist IT-Experte beim Beratungsunternehmen Atreus.