ERP-Projekt: Wie die KI die Projektzeit beschleunigt

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Ein typisches ERP-Projekt im Mittelstand dauert traditionell zwölf bis achtzehn Monate. Workshops im Frühjahr, Konzepte im Sommer, Customizing im Herbst, Tests und Schulungen im Winter, und ein Jahr später dann der Go-Live. Diesen Rhythmus kennt in der Branche jeder, nur gemocht hat ihn keiner.

Seit Anfang 2025 verschieben sich diese Größenordnungen. Und zwar gravierend. Beim Low-Code-ERP-Anbieter Gebra-IT entstehen Custom-ERP-Lösungen, die früher zwölf bis achtzehn Monate gebraucht haben, heute in wenigen Monaten. Aufgaben, für die beim klassischen Customizing für ein ERP-Projekt zwölf bis 15 Stunden eingeplant waren, können Entwickler jetzt in ein bis drei Stunden abschließen. Implementierungen, die andere in Quartalen kalkulieren, planen wir in Wochen. Was sich da gerade verändert, ist die Art, wie ERP-Software entsteht.

KI in ERP-Systemen: Zwei Perspektiven, die zusammengehören

Beim Einsatz von KI in ERP-Systemen lassen sich zwei Perspektiven sauber trennen. Sie werden gern vermischt, sollten es aber nicht. Die erste Perspektive ist die der Entwicklung. KI hilft beim Bauen des ERP. Sie analysiert Konfigurationen, generiert Code, erstellt Dokumentation, erkennt Abhängigkeiten und schlägt Lösungen vor. Man kann sie sich als eine Art Co-Pilot im Entwicklungsprozess vorstellen, der auch mal einhakt und Alarm schlägt, wenn etwas nicht zusammenpasst.

Die zweite Perspektive ist die des Betriebs. KI arbeitet im laufenden ERP-System der Kunden. Sie nimmt Aufträge entgegen, verarbeitet Rechnungseingänge, erkennt Anomalien im Lager, schlägt Bestellungen vor. Hier wird sie zur digitalen Sachbearbeiterin. Beide Perspektiven greifen ineinander. Wer eine Plattform baut, in der KI gut entwickeln kann, baut automatisch auch eine Plattform, in der KI gut arbeiten kann. Möglich wird das durch die strukturierten Bausteine einer Low-Code-Architektur. Sie liefern der KI den nötigen Kontext: welche Tabelle wo hängt, welche Funktion welchen Prozess steuert, welche Berechtigung was bewirkt.

Was KI in der ERP-Entwicklung heute schon liefert

Workshops verarbeiten: Berater laden Whiteboard-Fotos, Protokolle, Lastenhefte und Excel-Listen in ein gemeinsames Tool. Die KI strukturiert daraus ein Soll-Konzept, stellt Rückfragen, erstellt Flowcharts. Berater und Key User korrigieren, kommentieren und ergänzen. Was früher Wochen Dokumentationsarbeit nach den Workshops bedeutete, ist nach Stunden fertig. Die freie Zeit bei einem ERP-Projekt fließt in das, was wichtig ist: die Prozessgestaltung selbst.

Tasks ableiten: Aus dem Soll-Konzept werden umsetzbare Aufgaben bei einem ERP-Projekt. Die KI zerlegt Anforderungen in Kanban-Karten mit Beschreibung, Priorität und Abhängigkeit. Projektleiter starten mit einem strukturierten Backlog statt mit einem Wust an Notizen.

Change Requests umsetzen: Bei jedem Change in einem laufenden ERP-System analysiert die KI, welche Tabellen, Apps, Schnittstellen und Berechtigungen betroffen sind. Sie erstellt selbständig die notwendigen Anpassungen und integriert sie in die Plattform. Der Entwickler prüft, ergänzt, gibt frei. Eine Aufgabe, die früher Vormittag und Nachmittag eines Senior-Entwicklers band, ist nach einer Stunde produktiv.

Dokumentation parallel zur Entwicklung: Ein Doku-Agent liest die Konfiguration des Kundensystems und erzeugt daraus eine tiefgehende Dokumentation. Ein zweiter Agent prüft die Konsistenz. Ändert sich etwas im System, zieht die Doku von selbst nach. Die Systemdokumentation ist so vom ersten Tag an vollständig und bleibt es auch bei jedem weiteren Change Request.

KI-Agenten im laufenden Betrieb: Im fertigen ERP arbeiten Agenten direkt auf den Daten und Prozessen des Kunden. Sie rufen Funktionen wie ein menschlicher Sachbearbeiter auf und führen Aktionen mit definierten Berechtigungen aus. Anwendungsfälle aus aktuellen Projekten: automatische Auftragsannahme aus E-Mails, Rechnungseingangsverarbeitung mit Lieferanten- und Artikelzuordnung, Bestellvorschläge auf Basis von Bedarfsprognosen, Anomalie-Erkennung in Beständen und Lieferketten.

Was sich für Mittelständler verändert

Der naheliegendste Effekt ist Zeit. Ein ERP-Projekt geht schneller live, Aufwände sinken und Anpassungen lassen sich kurzfristig liefern. Wer einen Sonderprozess braucht, wartet heute eher Tage als Quartale. Weniger auf den ersten Blick zu sehen: die Qualität. Wenn Customizing schneller geht, rechnen sich plötzlich auch Projekte, die vorher einfach zu aufwendig waren. Spezielle Branchenanforderungen zum Beispiel, Sonderwünsche aus dem Vertrieb, eine eigene Form der Chargenrückverfolgung. Früher fiel der Kompromiss meistens zugunsten der Standardsoftware. Heute rechnet sich oft die individuelle Lösung.

Und dann ist da noch etwas, das aus unserer Sicht fast am meisten zählt: Mitarbeitende werden entlastet. KI-Agenten im ERP übernehmen Routineaufgaben, die ohnehin niemand gerne macht und die bei hohem Volumen selten wirklich gut gemacht werden. Sachbearbeiter bekommen dadurch Kapazität zurück, für echte Entscheidungen und für die Kundenbeziehung.