Wie ECM-Lösungen das Dokumentenmanagement revolutionieren

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Büroangestellte verplempern viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Mit digitalisierten Dokumenten kann das nicht passieren: Sie werden sofort korrekt abgespeichert – bereit zum Zugreifen und Bearbeiten.

ECM-Lösungen: Unternehmen, Behörden und Organisationen haben jahrzehntelang Aktenordner mit Papierdokumenten gefüllt. Heute stehen diese Aktenordner in endlosen Regalmetern in Archiven. Diese Papierarchive zu digitalisieren, wäre eine Sisyphosaufgabe von beschränktem Nutzwert. Wer aber keine weiteren Regalmeter produzieren will, muss auf Digitalisierung setzen. Und alles, was an Papier eingeht, vom Multifunktionsprinter (MFP) scannen und mithilfe der passenden Software als elektronisches Dokument direkt im richtigen Ordner abspeichern lassen.

ECM-Lösungen in der Praxis

So kann direkt darauf zugegriffen werden. Viel Zeit beim Suchen spart die Volltextsuche per OCR (Optical Character Recognition). Die Software ist unverzichtbar, da ein Scan „nur“ ein Bild der gescannten Datei erstellt. OCR kann aus diesem Bild die Buchstaben und Wörter „herauslesen“ und erkennt auch Rechnungen und Barcodes.

Vom Scan in die digitale Umlaufbahn

Wer mit zeitgemäßen Scan-, Archivierungs- und Workflow-Lösungen arbeitet, hat mehr Zeit für das Kerngeschäft und steigert seine Wettbewerbsfähigkeit. Denn mit dem Scannen ist es ja nicht getan. Der entscheidende Punkt beim Scannen ist das Archivsystem, in das jedes Dokument strukturiert abgespeichert wird. Ebenso wichtig sind die Workflows, die dafür sorgen, dass jedes digitale Dokument umgehend von den Personen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten.

Wer seine Arbeitsprozesse digitalisieren will, braucht daher ein System, welches die diese Abläufe so sinnvoll und komfortabel wie möglich gestaltet. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und – sozusagen als individualisierte Ausbaustufe – ECM-Lösungen.

Exkurs: Digitale Stolperfallen

Wer digitale Prozesse einführt, kann an verschiedenen Stellen ins Stolpern geraten. Die drei gröbsten Stolperfallen listen wir hier auf:

● Fehlende Klarheit

Bevor Prozesse digitalisiert werden, muss klar sein – und entsprechend kommuniziert werden –, was beim Umstieg wann und warum passiert. Deshalb muss im Vorfeld geklärt werden, wo die Digitalisierung von Geschäftsprozessen die meisten Vorteile bringt.

● Sonderwünsche

Jeder Fachbereich folgt seiner eigenen Logik? Dann enden alle digitalen Prozesse in der Sackgasse und die Digitalisierung fährt gegen die Wand. Digitale Prozesse müssen unternehmensweit greifen.

● Irritierte Mitarbeiter

Technik sorgt dafür, dass die Prozesse funktionieren. Doch Menschen sorgen dafür, dass die Prozesse wirklich genutzt werden. Deshalb: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst früh einbinden.

● Einbinden von MFPs in digitale Workflows

Nach dem Scannen kommt das Bearbeiten, Speichern und Archivieren: Digitale Dokumente müssen eingebunden werden in effiziente und bequeme Workflows. Genau das ermöglichen DMS- und ECM-Lösungen.

Der Umstieg von analogen auf digitale Prozesse steigert die Effizienz und sorgt für komfortablere Abläufe. Deshalb wird bereits bei der Analyse der Druckerflotte auf die Workflows geschaut. Häufig gibt es ein wildes Durcheinander. Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen gehen auf Papier hin und her, Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen per E-Mail, während Buchhaltung und Warenwirtschaft bereits mit den eigenen digitalen Insellösungen arbeiten. Dieses Kuddelmuddel gilt es aufzulösen – und zu beenden.

Dafür braucht es ein einheitliches System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und es braucht eine verbindliche und ebenso einheitliche Archivstruktur, auf die von überall zugegriffen werden kann.

DMS: Dokumenten-Management-Systeme

Den Einstieg in digitale Workflows bieten Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. DMS-Lösungen sorgen für schnelle Prozesse und ermöglichen die Übersicht über alle Dokumente – und über ihren aktuellen Status. Sie sorgen dafür, dass alle Daten zentral in einem digitalen Archiv abgespeichert und verwaltet werden. Von dort können sie jederzeit abgerufen werden, also auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus. DMS-Lösungen decken den gesamten „Lebenszyklus“ von Dokumenten ab, von der Erfassung, Verarbeitung bis hin zum DSGVO-konformen Entfernen derer aus dem System. Standardisierte Workflows leiten dabei die Dokumente auf dem vordefinierten Weg über sämtliche Stationen. Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems auf einen Blick:

• Einfache Umstellung von analog auf digital

• Verkürzte Durchlaufzeiten von Dokumenten

• Die Authentizität der Dokumente wird sichergestellt.

• Sämtliche Dokumente werden revisionssicher archiviert.

• Die Installation geht schnell und einfach, die Investitionskosten sind gering.

• Standardisierte Workflows sorgen für Transparenz.

• Erhöhte Sicherheit und Datenschutz durch Benutzerregelung

Zu lange warten mit dem Umsteigen sollte niemand: Elektronische Prozesse werden laut „Ratgeber Digitales Arbeiten“ des Beratungsunternehmens IDC bald Standard sein. IDC prognostiziert, dass innerhalb der nächsten fünf Jahre über 50 Prozent aller IT-Ausgaben in digitale Innovation und Transformation fließen werden, um Prozesse und Workflows zu beschleunigen.

ECM-Lösungen: Enterprise Content Management

ECM-Systeme können noch mehr als DMS-Lösungen. ECM-Systeme – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – kümmern sich ebenfalls ums digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. ECM-Systeme sind modular aufgebaut und können passgenau in übergreifende Prozesse implementiert werden. So ist beispielsweise die Integration in ein ERP-System, wie etwa SAP, längst Standard.

Übrigens: Viele kleinere und mittelgroße Unternehmen entscheiden sich dauerhaft für eine DMS-Lösung. Für sie sind Transparenz, Übersichtlichkeit und die revisionssichere Archivierung die entscheidenden Argumente, die standardisierten Workflows nehmen sie als Bonus wahr. Größere Unternehmen greifen meist direkt zu ECM-Lösungen, die mitsamt den Workflows nach ihren eigenen Vorgaben für ihre Wünsche und Bedürfnisse passgenau konfiguriert werden.

Der Autor Stefan Halupka ist Vertriebsdirektor Content Service bei der TA Triumph-Adler GmbH.

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