Backup von Microsoft 365: 5 Schritte zu einer effizienten Datensicherung

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Derzeit setzen weltweit mehr als 300 Millionen gewerbliche Nutzer Microsoft 365 ein. Eine Herausforderung für Anwender liegt darin, dass die Lösungssuite kaum Optionen bietet, ein Backup zu erstellen.

Unternehmen sollten für das Sichern der Daten von Anwendungen und Services unter Microsoft 365 effiziente Backup-Lösungen einsetzen. Hierbei ist auf fünf wichtige Voraussetzungen für eine Backup-Strategie zu achten.

1. Backup von Microsoft 365 benötigt ergänzende Tools

Es reicht nicht aus, sich bei der Sicherung von E-Mails und Dokumenten auf die Bordmittel von Microsoft 365 zu verlassen. Denn die Cloud-Plattform von Microsoft stellt nur Basisfunktionen bereit. So speichern Microsoft 365 und SharePoint Online-Dokumente nur 93 Tage lang im Papierkorb, gelöschte E-Mails bis zu 30 Tage. Nach Ablauf dieser Frist lassen sich diese Daten nicht mehr wiederherstellen. Erweiterte Funktionen stellen Backup-Lösungen externer Anbieter zur Verfügung, wie AvePoint Cloud Backup. Sie überlassen dem Nutzer beispielsweise die Wahl, wie lange er Sicherungen von Dokumenten, E-Mails und Microsoft Teams speichern möchte.

Zusätzlich kann der User festlegen, welche Informationen, wie etwa einzelne Dateien, wo wiederhergestellt werden sollen. Als Ziele für die Datensicherung kommen beispielsweise Instanzen auf Microsoft Azure in Betracht, aber auch Amazon-S3-kompatible Cloud-Storage-Ressourcen, Cloud-Plattformen in einer bestimmten Region oder eine Private Cloud. Dadurch kann ein Unternehmen individuell definierte Compliance- und Datenschutzvorgaben einhalten.

2. Cloud oder On-Premises für die Backup-Strategie wählen

Eine wichtige Frage ist, ob die Datensicherung im eigenen Rechenzentrum (On Premises) oder mit einer Cloud-Lösung (Software as a Service, SaaS) erfolgen soll. Beim On-Premises-Ansatz muss der Nutzer selbst die Datensicherungsplattform bereitstellen, updaten und nötigenfalls erweitern, wenn die Kapazitäten nicht mehr ausreichen. Das kostet Geld und Zeit. Außerdem steigt dadurch die Belastung der IT-Abteilung.

Die Alternative sind Backup-Services für Microsoft 365 aus der Cloud, etwa AvePoint Cloud Backup, die auf Microsoft Azure gehostet werden. Dies stellt sicher, dass die Lösung für das Backup perfekt mit Microsoft 365 zusammenarbeitet, stets über aktuelle Application Programming Interfaces verfügt und hoch skalierbar ist. Außerdem kann ein Unternehmen selbst entscheiden, über welche Rechenzentren es die Cloud-Backup-Software nutzen möchte, etwa Datacenter in der Europäischen Union.

3. Daten aus allen Microsoft-365-Diensten sichern

Microsoft 365 ist keine monolithische Anwendung. Vielmehr besteht sie aus vielen Komponenten, etwa SharePoint Online, Exchange Online, Office-365-Gruppen, OneDrive for Business und der Aufgabenverwaltung Microsoft Planner. Eine Backup-Lösung sollte die Daten all dieser Anwendungen sichern. Das gilt vor allem dann, wenn Datensicherungen der Collaboration-Lösung Microsoft Teams erstellt werden. Denn Teams nutzt viele der genannten Komponenten.

Die Backup-Software muss in diesem Fall die Vernetzung der Services berücksichtigen. Sie sollte Dateien, den Teams-Unterhaltungsverlauf, Teams-Kanäle, Daten von Planner, Mitgliedschaften und weitere Informationen speichern. Doch das tun nur wenige Lösungen. Hierbei sind virtuelle Assistenten sehr hilfreiche Tools. Sie unterstützen technisch weniger versierte Nutzer dabei, auf einfache Weise Dateien aus Microsoft Teams wiederherzustellen und entlastet dabei den IT-Support.

4. Microsoft-365-Daten vor Cyberangriffen schützen

Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom wurden 2021 rund 18 Prozent der Unternehmen in Deutschland Opfer einer Attacke mit einem Verschlüsselungstrojaner, auch als Ransomware bekannt. Die Angreifer verschlüsseln unter anderem Daten auf File Shares und geben sie erst nach Zahlung von Lösegeld wieder frei. Häufig erfolgt ein solcher Angriff über eine Datensynchronisierung mit SharePoint Online oder OneDrive.

Microsoft 365 bietet einen Basisschutz vor solchen Angriffen. Effektiver ist jedoch eine Backup-Lösung, die nicht nur längere Aufbewahrungszeiten unterstützt, sondern es auch ermöglicht, unveränderliche Backups zu erstellen. Solche Datensicherungen kann ein Angreifer weder manipulieren noch verschlüsseln. Idealerweise verfügt die Backup-Lösung außerdem über Analyse-Funktionen, die eine Ransomware-Attacke frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. AvePoint Cloud Backup nutzt dafür beispielsweise Verfahren, die auf maschinellem Lernen basieren.

5. Richtige Wahl der Cloud-Services für das Backup

Auf dem Markt sind viele Cloud-basierte Backup- und Restore-Lösungen für Microsoft 365 verfügbar. Nicht alle eignen sich dazu, eine fundierte Datensicherungsstrategie für die Plattform von Microsoft umzusetzen. Besonders wichtig bei der Auswahl eines SaaS-Angebots sind folgende Kriterien:

• Umfassende Sicherung der Daten von SharePoint, Exchange sowie OneDrive for Business, Teams, Planner und öffentlicher Verzeichnisse

• Automatische Backups, am besten mehrmals am Tag

• Regeln (Policies), mit denen der Nutzer definieren kann, welche Daten gesichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden sollen (Retention)

• Wahlmöglichkeit, wo welche Daten gesichert werden, etwa auf Microsoft Azure, Amazon S3 oder im Rechenzentrum des Nutzers

• Einfache Skalierung der Backup-Kapazitäten

• Granulare Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten, etwa einzelnen Mailboxen, Teams-Kanälen, Aufgabenlisten

• Flexibles Restoring von Content und Konversationen auf Offline-Speicherressourcen,

• Leistungsstarke Suchfunktionen, um bestimmte Daten in Backup-Dateien zu finden,

• Dashboards, Monitoring- und Reporting-Funktionen sowie E-Mail-Benachrichtigungen, um stets den Überblick über den Status von Backup- und Restore-Vorgängen zu haben

• Verschlüsselung von Daten mit dem eigenen Azure-KeyVault-Encryption-Key sowie ein Schutz vor Cyber-Attacken mit Ransomware

• Option für End User, eigenständig Daten wiederherzustellen, etwa mit Unterstützung virtueller Assistenten wie dem AvePoint Virtual Assistant,

• Möglichkeit, von Nutzern generierten Content zu finden, auszuwählen und zu löschen. Dies erfordert das "Recht auf Vergessenwerden" laut Artikel 17 der EU-Datenschutzgrundverordnung, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Vorteile einer Cloud-to-Cloud-Backup-Lösung

Ein Backup von Microsoft 365 sollte unbedingt durchgeführt werden. Aber bitte weder mit einem aufwendigen Do-it-yourself-Ansatz noch mit SaaS-Angeboten, die nur teilweise tauglich sind. Kosten- und zeitsparender ist es, auf eine ausgereifte Cloud-to-Cloud-Backup-Lösung zurückzugreifen. Sie lässt sich an die individuellen Anforderungen von Microsoft-365-Nutzern anpassen und bietet einen optimalen Schutz der Daten. Und dieser wird immer wichtiger, besonders durch die wachsende Zahl von Cyber-Angriffen auf Unternehmensdaten.

AvePoint ermöglicht Unternehmen eine vertrauensvolle und sichere Zusammenarbeit mit seiner Plattform für SaaS und Datenmanagement. Diese unterstützt die Optimierung des SaaS-Betriebs und die sichere Zusammenarbeit. Die SaaS-Lösungen stehen auch Managed-Service-Providern auf mehr als 100 Cloud-Marketplaces zur Verfügung, damit sie KMU besser unterstützen und verwalten können. (sg)

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