Der Weg zum sicheren, modernen Archivierungskonzept

Anbieter zum Thema

FIS Informationssysteme und Consulting GmbH

xSuite Group GmbH

Esker Software Entwicklungs-und Vertrieb

Die zuverlässige Archivierung von Unternehmensdaten gehört zu den Pflichtübungen einer jeden IT-Ab­teilung. Allerdings kann sich das sichere und rechtskonforme Ablegen der Daten durchaus aufwendig und schwierig gestalten. Der Rüstungskonzern Hensoldt hat sich deshalb dazu entschieden, ein modernes ­Archivierungskonzept einzuführen. Heute profitiert das Unternehmen von schlanken Prozessen, weniger Arbeit und Kosten sowie mehr Flexibilität.

Der 2017 aus der von Airbus Defence and Space für Sensortechnologie hervorgegangene Konzern Hensoldt hatte für die Daten- und Dokumentenarchivierung in der Vergangenheit die etablierte Softwarelösung IBM ­FileNet P8 im Einsatz. Weil die Betreuung der Lösung jedoch intensiv und die damit verbundenen Kosten hoch waren, machte man sich auf die Suche nach Alternativen. Thomas Holzmann, SAP Basic Administrator bei Hensoldt, fasst die Ausgangssituation wie folgt zusammen: „IBM FileNet P8 war für uns eine Art Black Box. Wenn Probleme aufgetreten sind, gab es bei deren Lösung enorme Zeitverzögerungen, weil vielfach nicht nur unser Provider, sondern auch noch FileNet-Experten hinzugezogen werden mussten.“ Man hoffte, diese Situation durch die Einführung von einem modernen Archivierungskonzept ändern zu können.

Schlankes Archivierungskonzept

Fakt war: Bei Hensoldt hatte man eine Größenordnung von 2 Terabyte ERP-Daten und 6 Terabyte PLM-Daten zu verwalten und zu archivieren. In erster Linie handelte es sich dabei um SAP-Dokumente sowie produktbezogene Dokumente und Dateien. Holzmann war davon überzeugt, dass es andere und bessere Möglichkeiten für die Archivierung geben müsse als IBM FileNet P8. Sein Wunsch: eine hochintegrative Lösung, die eine Zwischenebene für die Archivierung überflüssig macht. Im Gespräch mit seinem Provider lernte er den innovativen Archivierungsansatz eines deutschen Softwareherstellers kennen. „Dessen Konzept und die intelligenten Archivierungslösungen haben uns vom ersten Moment aus diversen Gründen überzeugt. Zum einen wegen des Portfolios, dem Preis und der Transparenz und zum anderen wegen der Tatsache, dass es sich um eine Lösung handelte, die sich transparent in unser ERP-System integriert.“

Also stellte Holzmann Features, Funktionen und Leistungsfähigkeit des von ihm favorisierten Tools den in seinem Pflichtenheft definierten Zielen ­gegenüber. Der Abgleich überzeugte. Hinzu kam die langjährige SAP-­Expertise des Softwareherstellers. „Da unsere Archivierung ausschließlich SAP betrifft, waren natürlich die SAP-Partnerschaft des Unternehmens sowie die Tatsache, dass es sich um eine voll in SAP integrierte Lösung handelt, zugkräftige Argumente“, erinnert sich Holzmann. Gemeinsam mit einem Projektmanager und einem Archivierungsspezialisten war er auf Seiten Hensoldts am Entscheidungsprozess beteiligt. Unabhängig vom Leistungsumfang waren er und seine Kollegen vor allem vom Preis beeindruckt – eine Tatsache, die den Wunsch zu wechseln durchaus beflügelte. Holzmann: „Das Kostenverhältnis war 1:10 – sprich die Archivierung mit IBM FileNet P8 hat uns im Vergleich zur neuen Lösung das Zehnfache gekostet.“

Neues Archivierungskonzept bringt den Aha-Effekt

Also prüfte man das Archivierungskonzept auf Herz und Nieren und entschied sich für die Einführung des tia® Content Servers und tia® Document Routers sowie der Migrationslösung, tia® Migration, der KGS Software GmbH. Wenige Wochen später begann man mit der Vorbereitung der Migration. Zunächst ging die neue Archivierungslösung parallel zum FileNet-Betrieb live. „Wir hatten vorher einen PoC (Proof of Concept) vereinbart, der sich – neben dem technischen Test – für uns wie eine Schulung darstellte, in dem wir komplett transparent und sehr anschaulich von den Consultants lernten, wie wir selbst mit den Tools arbeiten können“, sagt der SAP Basic Administrator. Man sei von der Einfachheit, Transparenz und Fokussierung auf das Wesentliche sehr beeindruckt gewesen. Nach Migrationsstart hatte man innerhalb von sechs Wochen alle Daten und Dokumente – insgesamt 8 Terabyte – auf das neue System migriert; zwei Wochen wurden für die ERP-relevanten Daten benötigt und nochmal 4 Wochen für die PLM-relevanten Daten.

„Die Migration war mein persönlicher Aha-Moment“, gibt Holzmann zu. „Der Umzug von IBM FileNet P8 auf die neue Archivierungslösung, in dieser kurzen Zeit, hat mich echt vom Hocker gehauen. So etwas hatte ich nicht erwartet. Wir haben zudem eine Abschlussdokumentation erhalten, die auf Audits durch Wirtschaftsprüfer zugeschnitten ist. Das gibt uns auch auf dieser Seite Sicherheit.“

Als transparent, nachvollziehbar und sehr gut dokumentiert ordnet Holzmann dieses Migrationsprojekt ein, für das es seitens der IT und der Hensoldt Geschäftsführung Lob und Anerkennung gab.

Strategische Daten- und Dokumentenarchivierung lohnt sich

Daten- und Dokumentenarchivierung ist eine IT-Disziplin, die für Unternehmen von strategischer Bedeutung ist. Das hat sich auch bei Hensoldt bewahrheitet. Zunächst geht es dabei um eine ordentliche Ablage, im Sinne der Vorschriften; die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Daten muss zum Archivierungszeitpunkt festgelegt werden.

Eventuell müssen die Daten sogar zeitlich unbegrenzt verfügbar sein. Damit ist klar, die Archivierung ist für Unternehmen ein zentraler Bestandteil der IT-Architektur. Bestimmte Daten müssen in einer speziellen Form langfristig gespeichert werden, viele davon revisionssicher, unveränderlich und besonders geschützt.

Es geht aber auch darum, Daten und Dokumente im Bedarfsfall schnell zur Verfügung zu haben. Ein Archiv ist viel mehr als nur eine ungeliebte Ablage in der hintersten Ecke des Datacenters. Erfolgreiche Unternehmen stützen ihre Geschäftsentwicklung und die Ausrichtung ihrer Produkte und Services auch auf das Wissen aus der Vergangenheit. Und genau dieses Wissen ist in den Archiven zu finden.

Daher ist es wichtig, dass Archivsysteme aktiv als Informationspool für die Unternehmensstrategie genutzt werden.

Der Autor Dirk Fernholz ist Senior Consultant bei der KGS Software GmbH.

Lesen Sie auch: Dokumentenmanagement: Proxess integriert neue Funktionen in abas DMS